Milyen igények vezették a Coopot, hogy létrehozza belső hírszolgálatát?

Gazdag Attila, a Co-op Hungary Zrt. marketing- és értékesítésivezető-menedzsere: A Coop sajátos felépítése, tulajdonosi háttere megkívánta, hogy a több mint 30 ezer munkatársat foglalkoztató, 3000 üzletet működtető cégcsoportnak legyen belső fóruma. Sok éven keresztül ez egy havonta megjelenő, nyomtatott újság volt, amelyet önálló szerkesztőbizottság készített. Az újság a Coop belső életével foglalkozott, informálta a munkatársakat. Ha bármi történt, akár az ország legkisebb településén is, ami a Cooppal volt kapcsolatos, arról az újság beszámolt, így az egész rendszer tudomást szerezhetett róla.  

Miért döntöttek úgy, hogy a nyomtatott „Coop-hírújságot” lecserélik az online alapú Coop belső hírlevélre?

Úgy gondoltuk, hogy online keretek között sokkal gyorsabban, hatékonyabban tud működni a belső hírszolgálat. Költséghatékonyabb, és a technika is több lehetőséget biztosít: például nincsenek terjedelmi és példányszámi korlátok, a híreket vissza is lehet keresni. Nem utolsósorban a Coop felelős vállalatként ahol tudja, csökkenti a környezet terhelését, és ezzel a váltással elkerüljük a felesleges papírhasználatot. Az új formának köszönhetően jelenleg hetente több ezer címre történik a hírlevél kiküldése. Természetesen a felhasználók száma ennél jóval magasabb, hiszen egy e-mail cím sokszor egy Coop-cégközpontot jelent, ahonnan a hírlevelet továbbküldik több tucat bolt címére.

Mi a célja a belső hírszolgálatnak?

A Coop tulajdonosainak, vezetőinek, munkatársainak és partnereinek széles körű tájékoztatása, informálása a céggel kapcsolatos külső és belső hírekről, eseményekről. A cégcsoport tulajdonosai, vezetői, valamit az egyes szakterületekért felelős munkatársak könnyen áttekinthető, tömör heti összefoglalót kapnak ezáltal a fontosabb, általános gazdasági, kereskedelmi, hatósági, valamint élelmiszer-ipari eseményekről. Ez a belső kommunikációs csatorna lehetőséget nyújt arra is, hogy a Coop belső céginformációról, a vállalat működésével kapcsolatos információkról, szervezeti hírekről, az érdekvédelemmel kapcsolatos hírekről, törvényi szabályozásokról, coopos kutatásokról gyorsan értesüljenek az üzletlánc vezetői, munkatársai. A hírszolgálat növeli a belső kommunikáció hatékonyságát, összehangolja a szervezeten belül a szerteágazó kommunikációs tevékenységet, biztosítja a folyamatos információáramlást. A hírlevél jó lehetőséget teremt arra is, hogy a cég munkatársain túl,speciális esetekben a Coop társadalmi, gazdasági, üzleti partnereit is gyorsan és közvetlenül informálja.

Hogyan épül fel egy Coop hírlevél, mik a sajátosságai?

A hírszolgálatot a Co-op Hungary munkatársaiból álló szerkesztőbizottság felügyeli, a hírlevelek operatív összeállítását a Coop kommunikációs ügynöksége végzi. A hírek csoportosítása meghatározott témakörönként történik. A külső hírek kategóriájába tartoznak az élelmiszeriparral, kereskedelemmel, fogyasztóvédelemmel, törvényi szabályozókkal, érdekvédelemmel és nemzetközi trendekkel kapcsolatos információk. A belső, vállalati hírek csoportjába a cégcsoport működésével kapcsolatos, szervezeti hírek, coopos kutatások tartoznak. A hírlevelet hetente küldjük ki, de ha van olyan téma, amelyről az egész csoportot sürgősen tájékoztatni kell, akkor természetesen azonnal kiküldünk egy különszámot.

Egy ilyen online hírcsatorna megkívánja a folyamatos fejlesztést, megújulást…

Az elmúlt években a hírszolgálat technikailag is folyamatosan fejlődött: a kezdeti szöveges anyagok egyre több képpel és videofelvétellel, riporttal egészültek ki, ezzel is a mind teljesebb tájékoztatást szolgáltatva. Ma már a hírszolgálat stábja minden jelentős coopos eseményről, például boltátadásról, sajtótájékoztatókról, Coop által támogatott rendezvényekről videoriport formájában is beszámol. A hírlevél címlistája folyamatos bővül. Újításnak számít, hogy 2011-től a hírszolgálat a jelentősebb szakmai konferenciákra is ellátogat, és a Coop munkatársai számára érdekes előadókkal riportokat készít. Megemlíteném, hogy az Élelmiszer 2011-es Szakma Napján is ott volt a Coop Hírszolgálat, és riportot készített Ács Dórával, az Élelmiszer főszerkesztőjével, a rendezvény főszervezőjével is.

Pásztor Istvánné, az Unió Coop Zrt. kereskedelmi igazgatója

Rendszeresen olvasom a hírlevelet. Nagyon sok időt és energiát takarítok meg ezzel, ugyanis összefoglalva teljes képet nyújt mindenről, ami a napi munkám során hasznosítható: az aktuális piaci eseményekről, törvényi változásokról, a konkurencia lépéseiről, valamint a nemzetközi trendekről. A szakmai szempontok mellett jelentős közösségerősítő hatása is van, ugyanis a hírlevél segít tájékozódni abban, hogy melyek a legfontosabb hírek a Coop cégcsoport többi tagjánál, milyen fejlesztések, események zajlanak. A hírleveleket – mivel nagyon fontosnak tartjuk a bennük lévő információkat – továbbítjuk boltjainkhoz is, jelenleg mintegy nyolcvan címre, de célunk, hogy ezek az információk hamarosan mindegyik üzletünkbe eljussanak.
 
Szívós Lászlóné, a Gödöllő Coop Zrt. boltvezetője

Mindegyik hírlevelet elolvasom. Szakmai szempontból nagyon jó ez a hírforrás, a legfontosabb szakmai hírekről tömören, rendszeresen beszámol. Emellett praktikus információkat tudhatunk meg arról, hogy az országban másutt a cégcsoport többi tagja milyen akciókat, nyereményjátékokat szervez. A hírlevél nagyon interaktív, kapunk és mi is szolgáltatunk híreket. Örömmel olvassuk azokat a tudósításokat, amelyek arról számolnak be, hogy egy másik Coop bolt munkatársa valamilyen kitüntetésben részesült, vagy az ország másik részén az üzletlánc milyen társadalmi rendezvényeket támogat. Volt már példa arra is, hogy arról olvashattunk, a Coop egy versmondó- vagy karateversenyt támogatott. A hírlevél nélkül ezekről az eseményről nem értesülhetnénk. Külön örülök annak, hogy a Coop belső hírszolgálata a közelmúltban beszámolt a Gödöllő Coop Zrt. által önkéntes alapon működtetett képgalériáról, amelyben a Gödöllő környéki művészek bemutatkozhatnak, és erről –a hírszolgálat által – az ország több ezer Coop-munkatársa is tudomást szerezhetett.  

Sánta Sándor, a Bonbonetti-csoport vezérigazgatója

Talán két évvel ezelőtt, amikor a Bonbonettitől indult a Coop Rally, kaptam az e-mail-címemre először Coop-hírlevelet. Nagyon meglepődtem, nem tudtam, hogy az üzletláncnak van ilyen hírszolgálata. Máig emlékszem arra a hírlevélre, ugyanis egy nagyon szakszerű film keretében mutatták be a Bonbonetti csokoládégyártását. Később megtudtam, ezt a hírlevelet a több ezer Coop-munkatárs mellett számos hazai élelmiszer-ipari cég is megkapta, és ez a publicitás – és a sok visszajelzés – nagyon jólesett nekünk. Ezt a hírszolgálatot azért is tartom hasznosnak, mert a két cég közötti kapcsolatot erősíti. A hírlevél által hiteles forrásból azonnali információkat kapunk arról, ha az egyik legfontosabb partnerünkkel kapcsolatban valami jelentős történik. Nagyon innovatívnak tartom, hogy a Coop vezérigazgatója, Murányi László az újévi köszöntőjét is ezen a csatornán küldte el nekünk, egyperces videoüdvözlet formájában.

Néhány szám a Hírszolgálatról

Több mint 300 nyomtatott médiumot, közel 150 elektronikus, online kiadványt és több mint 200 website-ot szemléz folyamatosan.

Eddig több mint 170 hírlevél, hetente 20-25 hírrel és 3-5 videóval. Éves szinten 20-30 különszám készü.l

A címlista 250 címmel indult, jelenleg a beszállítókkal bővített lista több mint 2500 címet tartalmaz.